Yhtiökokous

Yhtiökokouksen toimivalta

Yhtiökokous on United Bankers Oyj:n ylin päätöksentekoelin, jossa osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa Yhtiön asioissa. Yhtiökokous käsittelee osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen määräämät asiat, kuten tilinpäätöksen vahvistamisen, osingonjaosta päättämisen ja yhtiöjärjestyksen muuttamisen, valitsee hallituksen ja tilintarkastajat sekä päättää heille maksettavista palkkioista. Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa ja ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa.

Osakkeenomistajalla, joka on merkitty UB:n osakasrekisteriin yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä, on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää äänivaltaa. Osakkeenomistajat voivat käyttää oikeuksiaan yhtiökokouksessa joko henkilökohtaisesti tai valtuuttamansa edustajan kautta. Yhtiöllä on yhtiöjärjestyksen mukaan kaksi osakesarjaa, A- ja B-sarja, kukin A-sarjan osake oikeuttaa kymmeneen (10) ääneen ja kukin B-sarjan osake oikeuttaa yhteen (1) ääneen Yhtiön yhtiökokouksessa. Kaikkien Yhtiön osakkeiden oikeudet ovat yhtäläiset jaettaessa Yhtiön varoja.

Osakeyhtiölain mukaisesti useimmat yhtiökokouksen päätöksistä vaativat yksinkertaisen äänienemmistön yhtiökokouksessa annetuista äänistä. Tietyt yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat, kuten suunnatut osakeannit, vaativat kahden kolmasosan enemmistön kokouksessa annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista. Henkilövalinnoissa eniten ääniä saanut ehdokas tulee valituksi, jollei ole erikseen ennen valintaa päätetty, että tullakseen valituksi ehdokkaan on saatava yli puolet kaikista annetuista äänistä.

Yhtiökokouskutsu ja kokousmateriaali

UB toimittaa yhtiökokouskutsun osakkeenomistajille aikaisintaan kaksi (2) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Yhtiökokouskutsussa on oltava ehdotus yhtiökokouksen asialistaksi ja osakkeenomistajien saataville on asetettava riittävästi tietoa käsiteltävistä asioista.

Yhtiö asettaa seuraavat kokousmateriaalit nähtäville Yhtiön verkkosivuille viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta:

• Yhtiökokouskutsu
• Hallituksen päätösehdotukset yhtiökokoukselle
• Yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat
• Jos yhtiökokous käsittelee tilinpäätöstä; tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastuskertomus.

Jos päätös liittyy osakeantiin, optio-oikeuksiin tai muihin osakkeisiin oikeuttaviin erityisoikeuksiin, osakepääoman lisäykseen vararahastosta, osingonmaksuun, vapaan oman pääoman rahaston jakoon, osakepääoman alennukseen, omien osakkeiden hankintaan tai luovutukseen tai UB:n selvitystilaan asettamiseen, ja tilinpäätöstä ei käsitellä kokouksessa, myös seuraavat tiedot asetetaan saataville verkkosivuille vähintään yhtä (1) viikkoa ennen yhtiökokousta:

• Viimeisin tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastuskertomus;
• Mahdolliset viimeisen tilikauden päättymisen jälkeen tehdyt päätökset varojen jaosta;
• Mahdolliset viimeisen tilikauden päättymisen jälkeen laaditut puolivuotiskatsaukset; ja
• Hallituksen selostus tilinpäätöksen tai puolivuotiskatsauksen laatimisen jälkeisistä Yhtiön asemaan olennaisesti vaikuttavista tapahtumista.

Osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle osakeyhtiölain nojalla kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Yhtiön on ilmoitettava hyvissä ajoin verkkosivuillaan päivämäärä, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava Yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia. Tällaisen vaatimuksen katsotaan aina saapuneen ajoissa, jos hallitus on saanut siitä tiedon viimeistään neljä (4) viikkoa ennen yhtiökokouskutsun lähettämistä.

Yhtiökokouksen pöytäkirjat

UB asettaa verkkosivuilleen saataville yhtiökokouksen pöytäkirjan äänestystuloksineen ja ne pöytäkirjan liitteet, jotka ovat osa yhtiökokouksen päätöstä kahden (2) viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Materiaalit pidetään esillä vähintään kolmen (3) kuukauden ajan yhtiökokouksesta.