Investerare

Praktiska anvisningar United Bankers Abp:s ordinarie bolagsstämma

 

United Bankers Abp:s ordinarie bolagsstämma hålls tisdagen den 31 mars 2020 kl. 13.00 i Helsingfors, på bolagets huvudkontor, Alexandersgatan 21 A, 4. våningen. Dörrarna öppnas kl. 12.30 (istället för kl. 12.00 som tidigare meddelats i bolagsstämmokallelsen) för mottagning av anmälda och utdelning av röstsedlar.

Coronavirusepidemin och åtgärder som syftar till att minska risken för smittspridning förorsakar ändringar i arrangemangen inför United Bankers Abp:s bolagsstämma, eftersom bolaget strävar till att prioritera aktieägarnas och bolagets representanters hälsa och välbefinnande.

 

Videolänk till bolagsstämman

 

Det rekommenderas att aktieägarna allvarligt överväger att avstå från närvara vid bolagsstämman och istället följer med bolagsstämman på distans via direktsänd videolänk. Endast aktieägare som har anmält sig till stämman i enlighet med kallelsen kan se direktsändningen från bolagsstämman. Det inte möjligt att ställa frågor eller att rösta via videolänken. Aktieägare som väljer att inte närvara vid stämman personligen måste ge fullmakt åt ett ombud för att kunna utöva sin fråge- och rösträtt. De aktieägare som så önskar kan befullmäktiga United Bankers Abp:s jurist att fungera som deras ombud på bolagsstämman. Ombudet kan på aktieägarens vägnar kan rösta och använda sig av frågerätten på bolagsstämman. För att säkerställa bolagsstämmans beslutsfattande har bolagets största aktieägare anmält att de understöder styrelsens förslag såsom de framförts i kallelsen till bolagsstämman.

 

De aktieägare som antecknats i United Bankers Abps aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Oy 19.3.2020 och som har anmält sig till bolagsstämman har möjlighet att följa med stämman via videolänken.

 

Länken till direktsändningen via internet har skickats till alla aktieägare som har anmält sig till bolagsstämman.

 

Befullmäktigat ombud

 

Aktieägare kan utöva sin rösträtt utan att fysiskt närvara vid bolagsstämman genom att befullmäktiga United Bankers Abps jurist att fungera som sitt ombud på bolagsstämman.

 

Aktieägare kan ställa frågor till United Bankers Abp:s ledning eller styrelse gällande de ärenden som behandlas på bolagsstämman. Frågorna skall skickas till adressen legal@unitedbankers.fi senast den 26 mars före kl. 16.00 (finsk tid). Frågorna besvaras i enlighet med aktiebolagslagen antingen på bolagsstämman eller på denna sida efter att bolagsstämman hållits.

 

Fullmakt och instruktioner ifall av röstning

 

Annullerande av deltagande

 

Om du har anmält dig till bolagsstämman och vill annullera ditt deltagande, ber vi dig meddela detta så fort som möjligt, dock allra senast 26.3.2020:

 

  • per e-post: ir@unitedbankers.fi eller
  • per telefon: 09 25 380 348, vardagar kl. 9.00–16.00

 

Ändringar i arrangemangen för ordinarie bolagstämman

 

På den ordinarie bolagsstämman som hålls tisdag 31.3.2020:

 

  • hålls alla presentationer och anföranden möjligast korta, inklusive verkställande direktörens översikt
  • har styrelsens och ledningsgruppens deltagande begränsats till ett minimum
  • presenteras den föreslagna nya styrelseledamoten (Eero Suomela) virtuellt via videolänk
  • ordnas ingen servering
  • utdelas inget material
  • lämnas utrymme mellan bänkarna i mötessalen och handdesinfektionsmedel finns tillgängligt.

Bolagsstämmans befogenhet

 

Bolagsstämman är United Bankers Abp:s högsta beslutande organ där aktieägarna använder sin beslutanderätt i frågor som berör Bolaget. Bolagsstämman behandlar de ärenden som fastställs i aktiebolagslagen och bolagsordningen, exempelvis fastställande av bokslutet, beslut om dividendutdelning och ändring av bolagsordningen, väljer styrelsen och revisorer och beslutar om deras arvoden. Den ordinarie bolagsstämman hålls en gång om året och en extra bolagsstämma sammankallas vid behov.

 

Aktieägare som är antecknad i UB:s delägarregister på avstämningsdagen för bolagsstämman har rätt att delta i bolagsstämman och använda sin rösträtt. Aktieägarna kan använda sina rättigheter på bolagsstämman antingen personligen eller via en befullmäktigad representant. Enligt bolagsordningen har Bolaget två aktieserier, serie A och serie B, varje aktie i serie A berättigar till tio (10) röster och varje aktie i serie B berättigar till en (1) röst på Bolagets bolagsstämma. Samtliga aktier i Bolaget har lika rättigheter vid utdelning av Bolagets tillgångar.

 

I enlighet med aktiebolagslagen kräver de flesta besluten på bolagsstämman enkel majoritet av de avgivna rösterna. Bestämda ärenden som behandlas på bolagsstämman, exempelvis riktad emission, kräver två tredjedelars majoritet av de avgivna rösterna och de vid stämman företrädda aktierna. Vid personval blir den kandidat vald som får de flesta rösterna, om inte före valet beslutats att en kandidat måste få över hälften av de avgivna rösterna för att bli vald.

 

Kallelse till bolagsstämma och stämmomaterial

 

UB skickar aktieägarna en kallelse till bolagsstämma tidigast två (2) månader och senast tre (3) veckor före bolagsstämman, dock minst nio (9) dagar före avstämningsdagen för bolagsstämman. Kallelsen till bolagsstämma ska innehålla ett förslag till föredragningslista och aktieägarna ska ges tillgång till tillräckligt med information om ärendena som behandlas.

 

Bolaget lägger ut följande stämmomaterial till påseende på Bolagets webbplats senast tre (3) veckor före bolagsstämman:

 

• Kallelse till bolagsstämma
• Styrelsens beslutsförslag till bolagsstämman
• Handlingar som företes bolagsstämman
• Om bolagsstämman behandlar bokslutet: bokslut, årsberättelse och revisionsberättelse.

 

Om ett beslut gäller emission av aktier, optionsrätter eller andra särskilda rättigheter som berättigar till aktier, förhöjning av aktiekapitalet från en reservfond, dividendutdelning, utbetalning av medel från en fond som hänförs till det fria egna kapitalet, minskning av aktiekapitalet, förvärv eller inlösen av egna aktier eller likvidation av UB, och om bokslutet inte behandlas på stämman, ska även följande information göras tillgänglig på webbplatsen minst en (1) vecka före bolagsstämman:

 

• Det senaste bokslutet samt den senaste verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen.
• Beslut som eventuellt efter den senaste räkenskapsperioden har fattats om utbetalning av bolagets medel;
• Halvårsrapporter som eventuellt har upprättats efter den senaste räkenskapsperioden; och
• Styrelsens redogörelse för sådana händelser efter det senaste bokslutet eller den senaste halvårsrapporten som väsentligt påverkar bolagets ställning.

 

Enligt aktiebolagslagen har en aktieägare rätt att få ett ärende som enligt aktiebolagslagen lag ankommer på bolagsstämman upptaget till behandling på stämman, om aktieägaren begär det skriftligen av styrelsen i så god tid att ärendet kan tas upp i stämmokallelsen. Bolaget ska på sin webbplats meddela i god tid det datum före vilket en aktieägare till Bolagets styrelse ska lägga fram ett ärende som aktieägaren vill att den ordinarie bolagsstämman ska behandla. Ett krav anses alltid ha gjorts i tillräckligt god tid, om styrelsen har underrättats om kravet senast fyra (4) veckor innan stämmokallelsen skickats.

 

Bolagsstämmoprotokoll

 

UB lägger ut på sin webbplats bolagsstämmoprotokollet inklusive röstningsresultat och de bilagor till protokollet som utgör en del av bolagsstämmans beslut inom två (2) veckor efter bolagsstämman. Materialet finns till påseende i minst tre (3) månader efter bolagsstämman.