Sijoittajat

Käytännön ohjeita United Bankers Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen liittyen

 

United Bankers Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidetään tiistaina maaliskuun 31. päivänä 2020 klo 13.00 alkaen Helsingissä, yhtiön pääkonttorilla osoitteessa Aleksanterinkatu 21 A, 4. kerros. Yhtiökokouskutsussa 9.3.2020 ilmoitetusta ajankohdasta poiketen, kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 12.30 klo 12.00 sijaan.

Koronavirusepidemia ja tartuntojen leviämisen ehkäisemiseen tähtäävät toimenpiteet aiheuttavat muutoksia United Bankers Oyj:n yhtiökokousjärjestelyihin, sillä yhtiö haluaa asettaa osakkeenomistajien ja yhtiön edustajien terveyden etusijalle.

 

Videoyhteys yhtiökokoukseen

 

Yhtiö suosittelee osakkeenomistajia harkitsemaan vakavasti kokouksesta poisjäämistä ja seuraamaan kokousta videoyhteyden välityksellä. Videoyhteyden katselun edellytyksenä on, että osakkeenomistaja on ilmoittautunut yhtiökokoukseen yhtiökokouskutsun mukaisesti. 

 

Videoyhteyden kautta ei voi esittää kysymyksiä tai äänestää. Osakkeenomistajien, jotka eivät osallistu yhtiökokoukseen henkilökohtaisesti, on valtuutettava asiamies voidakseen käyttää kysely- ja äänioikeuttaan. Halutessaan osakkeenomistaja voi valtuuttaa United Bankersin lakimiehen edustamaan itseään yhtiökokouksessa. Valtuutettu voi paikan päällä käyttää osakkeenomistajalle kuuluvaa puhe- ja äänioikeutta. Yhtiökokouksen päätöksenteon turvaamiseksi yhtiö on saanut suurimmilta osakkeenomistajiltaan ilmoituksen, että he kannattavat hallituksen yhtiökokouskutsussa esitettyjä ehdotuksia.

 

Mahdollisuus yhtiökokouksen seuraamiseen videoyhteyden välityksellä on niillä osakkeenomistajilla, joilla olisi oikeus osallistua yhtiökokoukseen eli jotka ovat 19.3.2020 rekisteröityinä Euroclear Finland Oy:n pitämään United Bankersin osakasluetteloon.

 

Kutsulinkki videoyhteyden muodostamiseksi on lähetetty yhtiökokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille.

 

Valtuutettu asiamies

 

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan ilman fyysistä läsnäoloa varsinaisessa yhtiökokouksessa valtuuttamalla yhtiön lakimiehen edustamaan itseään yhtiökokouksessa.


Osakkeenomistajat voivat toimittaa kysymyksiä United Bankers Oyj:n johdolle tai hallitukselle seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin osoitteeseen legal@unitedbankers.fi 26. maaliskuuta klo 16.00 (Suomen aikaa) mennessä. Kysymyksiin vastataan yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksen jälkeen tällä sivulla osakeyhtiölain mukaisesti.

 

Valtakirjamalli ja äänestysohjeet

 

Osallistumisen peruutus

 

Jos olet ilmoittautunut yhtiökokouksen ja peruutat osallistumisesi, pyydämme sinua ilmoittamaan asiasta mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 26.3.:

 

  • sähköpostitse: ir@unitedbankers.fi tai
  • puhelimitse: 09 25 380 348, arkisin klo 9.00–16.00

 

Varsinaisen yhtiökokouksen järjestelymuutokset

 

Tiistaina 31.3.2020 klo 13.00 järjestettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa:

 

  • kaikki esitykset ja puheet, mukaan lukien toimitusjohtajan katsaus, pidetään tiiviinä
  • hallituksen ja johtoryhmän osallistuminen kokoukseen on rajoitettu minimiin
  • hallitukseen ehdolla oleva uusi jäsen (Eero Suomela) esitellään videon välityksellä
  • ei ole tarjoiluja
  • ei jaeta materiaaleja
  • kokoussalin penkkien väliin jätetään tilaa ja tilassa on saatavilla käsiendesinfiointinestettä.

Yhtiökokouksen toimivalta

Yhtiökokous on United Bankers Oyj:n ylin päätöksentekoelin, jossa osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa Yhtiön asioissa. Yhtiökokous käsittelee osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen määräämät asiat, kuten tilinpäätöksen vahvistamisen, osingonjaosta päättämisen ja yhtiöjärjestyksen muuttamisen, valitsee hallituksen ja tilintarkastajat sekä päättää heille maksettavista palkkioista. Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa ja ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa.

Osakkeenomistajalla, joka on merkitty United Bankers Oyj:n osakasrekisteriin yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä, on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää äänivaltaa. Osakkeenomistajat voivat käyttää oikeuksiaan yhtiökokouksessa joko henkilökohtaisesti tai valtuuttamansa edustajan kautta. Yhtiöllä on yhtiöjärjestyksen mukaan kaksi osakesarjaa, A- ja B-sarja, kukin A-sarjan osake oikeuttaa kymmeneen (10) ääneen ja kukin B-sarjan osake oikeuttaa yhteen (1) ääneen Yhtiön yhtiökokouksessa. Kaikkien Yhtiön osakkeiden oikeudet ovat yhtäläiset jaettaessa Yhtiön varoja.

Osakeyhtiölain mukaisesti useimmat yhtiökokouksen päätöksistä vaativat yksinkertaisen äänienemmistön yhtiökokouksessa annetuista äänistä. Tietyt yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat, kuten suunnatut osakeannit, vaativat kahden kolmasosan enemmistön kokouksessa annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista. Henkilövalinnoissa eniten ääniä saanut ehdokas tulee valituksi, jollei ole erikseen ennen valintaa päätetty, että tullakseen valituksi ehdokkaan on saatava yli puolet kaikista annetuista äänistä.

Yhtiökokouskutsu ja kokousmateriaali

United Bankers Oyj toimittaa yhtiökokouskutsun osakkeenomistajille aikaisintaan kaksi (2) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Yhtiökokouskutsussa on oltava ehdotus yhtiökokouksen asialistaksi ja osakkeenomistajien saataville on asetettava riittävästi tietoa käsiteltävistä asioista.

Yhtiö asettaa seuraavat kokousmateriaalit nähtäville Yhtiön verkkosivuille viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta:

  • Yhtiökokouskutsu
  • Hallituksen päätösehdotukset yhtiökokoukselle
  • Yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat
  • Jos yhtiökokous käsittelee tilinpäätöstä; tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastuskertomus.

Jos päätös liittyy osakeantiin, optio-oikeuksiin tai muihin osakkeisiin oikeuttaviin erityisoikeuksiin, osakepääoman lisäykseen vararahastosta, osingonmaksuun, vapaan oman pääoman rahaston jakoon, osakepääoman alennukseen, omien osakkeiden hankintaan tai luovutukseen tai United Bankers Oyj:n selvitystilaan asettamiseen, ja tilinpäätöstä ei käsitellä kokouksessa, myös seuraavat tiedot asetetaan saataville verkkosivuille vähintään yhtä (1) viikkoa ennen yhtiökokousta:

  • Viimeisin tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastuskertomus;
  • Mahdolliset viimeisen tilikauden päättymisen jälkeen tehdyt päätökset varojen jaosta;
  • Mahdolliset viimeisen tilikauden päättymisen jälkeen laaditut puolivuotiskatsaukset; ja
  • Hallituksen selostus tilinpäätöksen tai puolivuotiskatsauksen laatimisen jälkeisistä Yhtiön asemaan olennaisesti vaikuttavista tapahtumista.

Osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle osakeyhtiölain nojalla kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Yhtiön on ilmoitettava hyvissä ajoin verkkosivuillaan päivämäärä, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava Yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia. Tällaisen vaatimuksen katsotaan aina saapuneen ajoissa, jos hallitus on saanut siitä tiedon viimeistään neljä (4) viikkoa ennen yhtiökokouskutsun lähettämistä.

Yhtiökokouksen pöytäkirjat

United Bankers asettaa verkkosivuilleen saataville yhtiökokouksen pöytäkirjan äänestystuloksineen ja ne pöytäkirjan liitteet, jotka ovat osa yhtiökokouksen päätöstä kahden (2) viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Materiaalit pidetään esillä vähintään kolmen (3) kuukauden ajan yhtiökokouksesta.